ミスを繰り返さないためにやるべきこと

仕事で僕は出荷や倉庫作業を協力会社に依頼する立場なのだが、たまにミスをする。

人間だからだれでもたまにはミスをするでしょう。ちゃんと後のフォローが出来ていれば良しとする、だけでは数ヶ月後にまた忘れた頃に同じミスをする可能性がある。

これでは、仕事上での成長をしているとは言えないよね。

僕は異動をして、環境が変わったのをきっかけに「失敗例リスト」というものをエクセルで表にして失敗するたびに書き込んでいる。

いつ、どんなミスをしたか、その時の対応は、失敗しないための対策、こんな項目をつけて書いている。異動して9ヶ月になるが、月に一回くらいは何かミスをしている。

この失敗例を書いておくことで、自分がどんなミスをしやすいか傾向や、ミスをしやすい作業が分かるようなって、根本的な解決を目指すとこにも役に立つ。異動前にQCをやっていたからこんな考えが出てくるのかな？今の会社ではQCがないので、こんなことをこっそりやっていることが、自分を成長させるための方法かなとも思っている。

昨日も一つ気が付いてやってみようと思ったことがあった。僕の部署は一日に100回くらいは電話が鳴る。自分宛にかかってくるのも10～20回くらいあって、毎日のことなので、細かいところまで覚えていられない。

何日か前に営業から電話があって処理しておいたことを今日問い合わされても、思い出したりするのに色んな資料やパソコン画面を開いたりして、数字を見てから回答するというような時間がかなりかかっている。

また、この数字は何だっけ？とか、この注文は何でしたんだっけ？と思い出すのが一苦労。毎日処理する件数が多いと、昨日やったことまで思い出すのが大変なんだね。

そこで、日報じゃないけど、営業の誰から問い合わせがあったとか、いつにこちらから連絡する、といったものを一覧で付けようと思う。エクセルで日付、担当者、内容を項目を付けて管理すれば、営業から電話があっても、その人の名前でソートをかければ、いつにどんな会話をしたか思いだすのに役に立つし、こちらから連絡忘れするミスも無くなる。

早速今日から作っていくぞ～！

電話のたびにカタカタと入力が面倒だが、手帳の管理より絶対に便利になるはず。手帳では書ききれないほどの件数の問い合わせがあるからね。

日々、何となくで生きるよりやることを見つけて頑張ってみるのも会社員としてというか社会人として必要だよね。

今日も寒くて眠いけど頑張って行ってきます！皆さんも寒いけど頑張ってくださいね！